INTERN KLACHTENREGLEMENT POLAK ADVOCATUUR

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

1. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of
   de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering
   van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de
   declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.
2. klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
3. klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen
   Polak Advocatuur en de cliënt.
2. Iedere advocaat van Polak Advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform
   de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

1. Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
   a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op
   een constructieve wijze af te handelen;
   b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
   c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
   d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
   e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en
   klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan
   van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en
   dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Polak Advocatuur heeft in de overeenkomst van opdracht en via de algemene
   voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling
   niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij
   de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn
   opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank te Noord- Holland.

Artikel 5 interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar
   de heer mr. F.W. Brugman van Brugman Letselschade Advocaten, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht
   en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op
   de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na
   tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet
   met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met
   vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte
   van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en
   degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling
   geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact
   en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.

Artikel 8 klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet
   aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en
   ter besluitvorming voorgelegd.